Sistemas Móviles para la Captura de Información
El constante desarrollo de nuevas tecnologías y su aplicación dentro de los diferentes sectores económicos exigen que las empresas se actualicen constantemente para disminuir sus procesos y aumentar su eficiencia operativa.
Todos los sectores económicos de nuestro país, comerciantes, industriales, bancos, aseguradoras, hospitales y servicios públicos, se comunican con otras compañías, clientes y proveedores para crear, mantener y desarrollar cadenas de abastecimiento eficientes y productivas.
El uso de los sistemas de identificación por medio del código de barras y los estándares GS1, son herramientas que ayudan a incrementar la eficiencia en las cadenas de distribución de los fabricantes y los puntos de recepción de los detallistas.
El código de barras es una tecnología de captura automática de información que permite identificar de manera única y universal productos y unidades de empaque. Como una herramienta, el código de barras genera importantes beneficios, por ejemplo:
- Disminución de ingreso manual de información.
- Reducción de errores manuales por redigitación de datos.
- Mantenimiento de información en tiempo real.
La simbología GS1-128 permite la identificación de información adicional sobre la unidad de empaque en el momento de despacho, durante su proceso de transporte y la recepción del mismo.
Los estándares de codificación GS1, van más allá de la captura de un producto en un punto de venta y de la toma de inventario físico en una bodega. Los símbolos GS1 son leídos y traducidos automáticamente por medio de un aparato de captura óptica de información, estos aparatos pueden enviarla hacia un computador central o bien pueden almacenar la información capturada para luego ser trasladada a un centro de proceso de datos.
Cubrir todo el recorrido de la cadena de abastecimiento mediante la identificación de los productos, las localizaciones de las empresas y el control de los despachos, se realiza a través de los códigos de barras.
Estructuras de Codificación Estándares
El Código GTIN-13, permite la identificación de una unidad de consumo, en forma única y universal, para propósitos de captura de información en un punto de venta.
El Código GS1-128, identifica a una unidad de distribución la cual es un conjunto de unidades de consumo estándares o no, que viajan en una caja o embalaje (mercadería agrupada), para facilitar su transporte o manipuleo desde el fabricante hasta el punto de venta del detallista.
Sistemas Móviles de Captura de Información
Los sistemas móviles de captura de información son un conjunto de aplicaciones de software, terminales portátiles, impresoras y una infraestructura de accesorios y medios de comunicación que permiten la administración de la información y captura desde el mismo punto donde ésta se origina. Un sistema de captura móvil de información se forma con hardware y software que permitan obtener la información desde terminales portátiles, las cuales deben ser capaces de almacenar y procesar información para diferentes propósitos.
Con los avances tecnológicos, la mayor oferta de productos, servicios y el crecimiento de la competencia entre empresas, ha hecho crecer la demanda de mayor y mejor información que sea más rápida, confiable y justo a tiempo, esto ha incrementado la necesidad de utilizar herramientas que permiten capturar y manipular información en el mismo lugar en donde ésta es generada.
¿Qué es y Cómo Funciona una Terminal de Captura de Información?
Es un dispositivo capaz de recolectar y retener información por medio de un sistema de captura óptica de datos o bien, por medio de tecleo o alguna otra forma de recolección automática de datos.
La unidad de entrada de la información es generalmente por medio de un escáner para lectura de código de barras. Una terminal portátil, también es capaz de verificar los datos que han sido ingresados, esto se logra por medio de una pantalla visual, las terminales pueden tener importantes cantidades de memoria para programas y datos, ranura de expansión para tarjetas, PC y módulos de comunicaciones de datos para radio frecuencia (RF).
El código de barras GS1, es utilizado como una llave individualizada por cada producto, la cual le permite obtener un control de la cantidad de mercadería enviada a cada detallista.
Cuando el detallista al que se le envía la mercadería adquiere el producto en cantidades muy pequeñas y el pedido se genera en el momento que la persona de distribución y venta llega, son de mucha utilidad las terminales de captura móvil de información, porque a través de ellas se puede capturar el código de barras contenido en la unidad de consumo o distribución y almacenar la información de éstos en una base de datos portátil, la cual servirá para alimentar los sistemas de la empresa, y le permitirá llevar un control exacto de las órdenes de despacho, ya que se obvian los procesos manuales de redigitación de la información.
Con una sola captura de información o ingreso de datos a un sistema móvil, se puede llevar un control exacto y detallado de los puntos de venta visitados, la cantidad de producto que demandan, los días de resurtido y un control exacto por rutas de distribución, etc.
El código de barras adherido a cada producto o unidad de distribución permite la toma de información de la mercadería en cualquier estación de la cadena de abastecimiento en donde el producto se encuentre.
Existen aplicaciones en las cuales se utilizan las terminales de captura de información portátil, pero en la que no existe un código de barras para alimentar la base de datos del sistema, el ingreso de información será manual o por medio de pantallas líquidas, estas aplicaciones se pueden apreciar en las empresas o entidades de servicios.
Aplicaciones mas Comunes de los Sistemas Móviles
Las primeras terminales portátiles fueron diseñadas en los años setenta para usarse en tareas sencillas como reabastecimiento de existencias e inventario. Desde entonces han sido utilizadas para tareas cada vez más complejas, como por ejemplo:
- Contabilidad de rutas.
- Informes de ventas.
- Puntos de venta portátiles.
- Control de calidad ambulantes.
- Rastreo de activos/archivos.
- Verificación de embarques, etc.
Contabilidad en Rutas (Distribución y Ruteo):
Se aplica para el control de ventas de productos en ruta, repartidores, toma de pedidos, emisión de facturas en los puntos de despacho, ventas de campo, etc.; así como para el control y mantenimiento de bases de datos de los fabricantes y distribuidores de productos alimenticios, bebidas, productos farmacéuticos y otros.
Transportación y Logística:
Los sistemas de captura móvil de información son una herramienta muy útil para las empresas que transportan mercadería y productos, tanto propios como ajenos. Control de despacho a clientes, empresas de courier y entrega de paquetes, mensajería, correo, transporte y consolidación de mercadería, etc.
Empresas de Servicios y Trabajo de Campo:
En aplicaciones de servicio y mantenimiento de tareas repetitivas, lecturas de consumo de energía eléctrica, agua potable, etc.
Beneficios de Implementar un Sistema de Captura Móvil de Información
- Reducción de tareas manuales.
- Eliminación de la redigitación de la información.
- Reducción de la eliminación de errores.
- Reducción de tiempo en la captura de la información.
- Disminución de tiempo en el proceso de la información.
- Mejora y aumento de la velocidad y eficiencia en el despacho de órdenes y pedidos.
- Aumento de la satisfacción del cliente detallista.
Pasos para Desarrollar un Sistema Móvil de Captura de Información
- Determinar la necesidad del tipo de información que se desea capturar.
- Aplicaciones que se van a manejar en el sistema.
- Definir los requerimientos del equipo:
- Imprimir documento.
- Cantidad y tipo de información que se necesita procesar.
- En qué ambiente de trabajo se va a desarrollar la aplicación.
- Comunicación o no de los datos.
- Determinar el punto o centro donde estará ubicado el equipo.
- Cómo se va a efectuar la captura de la información:
- Por medio de lectura de código de barras (escaneada).
- Ingreso de datos manuales (digitalizada).
- Por medio de pantallas sensibles.
- Capacitación del personal que utilizará el equipo de captura y procesamiento de información.