Reaprovisionamiento Eficiente
Introducción
Uno de los aspectos sobre los cuales tienen ingerencia los conceptos planteados por la Respuesta Eficiente al Consumidor (ECR), corresponde al flujo físico de productos y de información asociada a ellos a través de la cadena de suministros. Esto es lo que se ha denominado como Aspectos Logísticos.
Uno de los objetivos de GS1 Guatemala, es acercar a las empresas de los sectores de consumo masivo, divulgando información sobre nuevas prácticas de negocios que ayuden a mejorar la eficiencia de los procesos a lo largo de toda la cadena de suministros, por lo tanto podemos afirmar, desde un punto de vista netamente institucional que nuestros principales objetivos en torno al ECR son:
La Difusión de las Mejores Prácticas Sugeridas por ECR
GS1 Guatemala cuenta con la posibilidad de obtener en forma inmediata el conjunto de las mejores prácticas alrededor del mundo que representan el soporte teórico fundamental del ECR, nuestro rol de miembros de la comunidad GS1 nos permite de igual forma tener acceso a todo el material que se genere en Europa, debido a que GS1 Global es miembro permanente del ECR Europa.
El Análisis de Nuestros Procesos Logísticos y Comerciales
Con el objeto de analizar los procesos logísticos y comerciales de Guatemala, se deben formar grupos de trabajo con representantes de empresas del sector de consumo masivo, para desarrollar estudios sobre funciones específicas a lo largo de la cadena de suministros, es importante aclarar que si bien las técnicas, conceptualmente hablando, son idénticas en sí mismas para todos los países, la aplicación de dichas técnicas, puede variar de país en país, en función de las costumbres comerciales.
El Aprendizaje Continuo
GS1 Guatemala envía representantes a todos aquellos eventos de interés que puedan permitirnos acceder a la información más reciente y al conocimiento de los casos prácticos que mejor ilustren la utilización de los conceptos de ECR que pretendemos implementar en nuestro país.
Asesorar a las Empresas
Todas las empresas que deseen comenzar a recorrer el camino del ECR y que quieren conocer los conceptos básicos sobre temas puntuales, encontrarán en GS1 Guatemala el lugar adecuado para resolver sus dudas. También se dictarán seminarios introductorios durante todo el año, con el objeto de poder suministrar a las empresas, información que les permita comprender los conceptos fundamentales del ECR.
¿Qué es Reaprovisionamiento Eficiente?
Reaprovisionamiento Eficiente contempla la práctica del trabajo conjunto entre un retailer y su proveedor. El actual proceso de reaprovisionamiento es modificado, de un ambiente "push" donde los productos son empujados hacia el retailer, a un ambiente "pull" donde la reposición se realiza de acuerdo a la demanda real del consumidor, con el fin de eliminar las ineficiencias que se producen a lo largo de la cadena de suministros.
Dentro del nuevo concepto, las órdenes de reposición de productos son generadas automáticamente en base a los datos obtenidos en la línea de cajas o puntos de venta (POS), a través del escaneo de los códigos de barras estándar de cada producto vendido.
La integración de la logística y de la información del punto de venta, reducen significativamente los costos asociados a la existencia de inventarios, preparacion de pedidos y manipuleo de productos.
El conocimiento de los niveles de inventarios del retailer por parte del proveedor y la automatización de las diversas transacciones vía Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) aseguran una mejor respuesta en la entrega de productos, que se traduce en una disminución de los niveles de inventario, y menores costos operativos y financieros, a lo largo de la cadena de suministros.
Modificaciones Conceptuales a la Cadena de Abastecimiento
Actualmente existen tres instancias de intercambio de información y de productos independientes que tienen lugar en la cadena de suministros:
- Entre el consumidor final y el punto en el momento de la venta.
- Entre la bodega o centro de distribución del retailer y el punto de venta.
- Entre la bodega o centro de distribución del proveedor y la bodega o centro de distribución y/o punto de venta del retailer.
Actualmente estos flujos se encuentran conectados por medio de ciclos de reaprovisionamiento independientes. Esto hace que no se pueda integrar la demanda del consumidor en forma coordinada, adaptándose un esquema de abastecimiento tipo "push". La meta de RE es integrar y unificar estos ciclos separados y hacer de ellos uno sólo, incorporando al consumidor como el primer eslabón de la cadena. Esto deriva en el mencionado sistema "pull", donde la única y verdadera demanda es aquella que el consumidor final requiere a través del escaneo de los productos en el punto de venta.
Descripción de las Técnicas de Reaprovisionamiento Eficiente
A fin de introducir el modelo conceptual de Reaprovisionamiento Eficiente, se realizará una descripción de las técnicas que lo conforman. Estas técnicas y herramientas básicas no son independientes entre sí, se trata de un conjunto multidisciplinario que debe tener integración y vinculación con los sistemas de los socios de negocios.
• Programa de Reposición Contínua (PRC):
Dentro del esquema de RE, se irá desarrollando el Programa de Reposición Contínua, el cual busca integrar por medio de diversas técnicas, el movimiento y flujo de productos e información en la forma más eficiente.
Un Programa de Reposición Continua busca: Medir cuál es el impacto de trabajar con niveles de inventario basados en la información proveniente del escaneo de productos en el punto de venta versus la información proveniente del centro de distribución para pronosticar ventas.
¿En qué punto se insertan las transacciones asistidas por computadora CAO, cómo puede ser el intercambio electrónico de datos, por ejemplo órdenes de compras, etc.?
¿Cómo se debe manejar el flujo físico de productos?
¿Cómo se debe realizar el despacho y la recepción de mercadería en los distintos puntos de la cadena?
¿Cómo se debe integrar el trabajo realizado por el proveedor y el retailer que actualmente se encuentran separados?
Los sistemas de logística, incluyendo el procesamiento de órdenes, administración de centros de distribución, abastecimiento, recepción, administración de inventarios, distribución y transporte, pronóstico de ventas, etc. deberán ser capaces de soportar los requerimientos de las técnicas del PRC.
Todos los departamentos de la empresa deberán tener acceso a las mismas bases de datos de información y sistemas operativos.
El PRC posiblemente necesita un cambio organizacional y cultural en las estructuras de las empresas, direccionándolas a los objetivos primordiales de ECR.
PRC reúne cuatro conceptos en los que se focalizan las diferentes técnicas que soportan al modelo conceptual de RE. Estos conceptos no están desarrollados para tipificar el programa de PRC, sino para apuntar ciertos aspectos que se deberán tener en cuenta para el desarrollo óptimo y eficiente de RE. Los primeros tres puntos se refieren al flujo de información, mientras que el cuarto punto es el que se refiere al flujo físico de productos:
- Procesamiento de órdenes.
- Administración de inventarios.
- Pronóstico de ventas.
- Movimiento físico de productos.
• Utilización de Código de Barras Estándar:
Todos los productos comercializados deben estar identificados con el código estándar EAN. La codificación debe cumplir con las normas y estandarización reglamentadas por el Instituto Guatemalteco de Codificación.
• Intercambio Electrónico de Datos (EDI):
EDI se define como la transmisión de datos y transacciones de negocios a través de computadoras entre distintas organizaciones, en un formato estándar. Es una herramienta básica para el desarrollo del modelo ECR.
Transmitir información de computador a computador es más conflable y más preciso que copiar la información generada por un sistema e impresa en papel a otro formularlo y este último, a su vez, pasarlo a la computadora del proveedor/cliente.
La velocidad y precisión con que EDI maneja y transmite información, permite a los empleados localizar su atención en procesos que agreguen valor y no en el procesamiento de datos y corrección de errores.
La velocidad con que EDI hace fluir la información, expone las ineficiencias en los procesos que dependen del intercambio de datos entre el proveedor y el retailer. Por lo tanto, EDI no sólo sirve para acelerar el trabajo y eliminar duplicación de información, sino para mejorar todo el proceso de negocios entre los socios.
• Ordenamiento Asistido por Computadora (CAO):
Esta técnica permite la automatización de la generación de la orden de reposición en base a la información capturada, mediante el escaneo de los productos vendidos en la línea de cajas o puntos de venta.
La posibilidad de contar con datos precisos del punto de venta, brinda la oportunidad de encontrar una solución integrada en toda la extensión de la cadena logística bajo análisis, es decir, desde el punto de venta situado en la línea de cajas hasta la bodega o centro de distribución de productos terminados del proveedor.
El concepto actual de trabajar verificando en forma visual el stock en la góndola, para luego crear las órdenes de reposición que son enviadas al centro de distribución del retailer o directamente al proveedor, consume una gran cantidad de actividades que no agregan valor al sistema, originando inconvenientes que acarrean pérdidas de ventas por falta de stock en algunos productos y sobrestocks en otros.
La introducción de este nuevo esquema, permitirá la eliminación de este tipo de actividades, reduciendo así el costo de mano de obra requerido en la generación de las órdenes en el punto de venta.
Los beneficios debidos a la introducción del concepto de Ordenamiento Asistido por Computadora (CAO) se extienden a la totalidad de la cadena logística, no obstante los más importantes son los siguientes:
- Reducción de quiebres de stock.
- Incremento de las ventas.
- Disminución de los costos de mano de obra operativo y administrativa.
- Reducción de inventario en la trastienda y bodega tanto del retailer como del proveedor.
- Reducción del ciclo de pedido y entrega.
- Disponibilidad en góndolas de la cantidad apropiada de cada uno de los productos.
- Eliminación de la necesidad de llevar a cabo inventarios físicos.
• Sistema de Recepción Electrónica:
Esta técnica plantea la utilización de un flujo de información sin papeles. Este esquema de operación elimina errores e información redundante a lo largo del proceso.
Para entregas hechas al punto de venta desde el centro de distribución del retailer, se requiere la integración interna del sistema entre la función de entregas de la bodega y el sistema de inventario perpetuo.
La integración externa con los proveedores a través de EDI, beneficia a las empresas en la eliminación de funciones superpuestas en ambos socios, destinadas a subsanar problemas de conciliación de datos. A modo de ejemplo, se sugiere reflexionar en los recursos utilizados en el control de la orden de compra con la factura. Además de los beneficios asociados a la disminución de tiempos de recepción, la utilización de los sistemas de recepción electrónica reducirán la cantidad de ajustes de facturas debido a discrepancias en cantidades y precios (notas de crédito/débito). Para esto, es importante que tanto el proveedor como el retailer tengan actualizadas las bases de datos de productos y precios y que las vinculaciones internas y externas se realicen a través de EDI.
• Cross Docking:
Cross Docking es un sistema de distribución en el cual la mercadería recibida en el centro de distribución o bodega, no requiere ser almacenada antes de re-enviarla a su destino final. Es decir, el distribuidor simplemente mueve el producto desde el andén (dock) de recepción al andén (dock) de envío, o mantiene la mercadería en un apartado sin almacenaría, para luego asignarle un andén de envío.
La implantación de técnicas de Cross Docking, reduce los inventarios a lo largo de la cadena de suministros. costos de almacenamiento, manipuleo de materiales roturas. Aplicar Cross Docking reduce actividades que no agregan valor, eliminando costos, y no transfiriéndolos entre el retailer o distribuidor y el proveedor.
Cross Docking requiere tener un alto grado de conocimiento acerca del tiempo en que los productos llegan a la bodega, como también cuándo y a qué destino serán enviados. Esto es de vital importancia ya que el Cross Docking requiere de una planificación detallada y precisa.
De esta manera se contará con la información necesaria, para poder definir las ubicaciones antes que arrive la mercadería y asignar los recursos necesarios para su operación.
La práctica de Cross Docking posee un mayor impacto en la reducción de costos de mano de obra en el centro de distribución, debido a un menor manipuleo de productos y una significativa disminución del costo de mantenimiento del inventario.
• Entregas Directas al Punto de Venta (DSD):
Se entiende por DSD a las entregas que el proveedor realiza directamente en el local de ventas, sin pasar por bodegas y/o centros de distribución del retailer.
Los recientes avances en sistemas DSD, permiten a algunos retailers mejorar significativamente las entregas en los puntos de venta.
Uno de los pilares fundamentales para una administración eficiente de las entregas consiste en el uso de EDI. Los productos que generalmente suelen pertenecer a este tipo de entrega son:
- Perecederos: lácteos, pastas, panadería, etc.
- Productos frágiles: galletas, snacks, u otros más vulnerables.
- Productos de alta rotación y volumen: bebidas gaseosas, agua, cerveza, etc.
- Productos de gran volumen y poco peso: papel higiénico, servilletas de papel, etc.
- Productos que tienen una política de ventas específica en cada punto de venta: lanzamientos, promociones por zona, etc.
En cuanto a las prácticas de recepción física, se encuentran aquí las referidas a entregas paletizadas, su respectivo control por medio de código de barras y calidad certificada de entrega.
Beneficios Derivados del Reaprovicionamiento Eficiente
- Optimización del nivel de inventario a lo largo de la cadena de suministros.
- Disminución de costos.
- Optimización y sistematización del proceso de reposición en góndola.
- Reducción de los niveles de stock a lo largo de toda la cadena.
- Aumento de entregas y recepciones paletizadas.
- Disminución del inventario total a lo largo de la cadena.
- Mayor rotación de los inventarios.
- Disminución de los cuellos de botella en las bodegas.
- Reducción de quiebres de stock.
- Disminución de los tiempos de aprovisionamiento.
Beneficios No Cuantificables
- Identificación en la demanda real del consumidor.
- Mayor grado de satisfacción del consumidor.
- Incremento en la fidelidad al punto de venta y a las marcas.
- Sistemas de información confiables e integrados.
- Cooperación cada vez más fuerte entre los socios de negocios.
- Productos más frescos al alcance del consumidor.
- Reducción de la cantidad de productos en mal estado, mala presentación, etc.
Beneficios Adicionales
- Mayor precisión en el pronóstico de ventas.
- Programación de la producción en relación directa con la demanda real del consumidor y no basada en estimaciones de acuerdos comerciales de referencia.
- Disminución del stock de producto terminado y de materia prima en las bodegas del productor debido a una planificación mucho más acertada de producción.
- Optimización del transporte de materia prima.
- Programación de los recursos.
- Mayor capacidad de respuesta frente a picos y fluctuaciones de demanda.
- Reducción de activos fijos y del capital de trabajo.