Control y manejo de Activos con Código de Barras
El código de barras ha rebasado las fronteras de la industria detallista. Su uso se ha generalizado en diferentes procesos productivos y comerciales; una utilización actual del código de barras, es el control de los activos de una compañía.
En toda organización es muy importante llevar un buen control del manejo de los activos, desde el día en que se compran hasta que son dados de baja. El uso de los activos debe reflejarse en costos y reportes contables.
El control de los activos ha exigido un gran esfuerzo por parte de los empresarios, tanto en tiempo como en recursos de personal. A pesar de los costos generados en la administración de inventarios, los resultados no son siempre exactos y es muy difícil mantenerlos actualizados, esto se debe a los métodos empleados o simplemente a errores humanos.
Existe una herramienta para la captura automática de información, que además de ser rápida es efectiva y mínima en errores, esta es el código de barras la cual ha demostrado ser una alternativa óptima para la labor de control tanto a nivel interno como externo de la empresa
Principales Beneficios en la Implementación de un Control de Activos con Código de Barras
- Reducción en el costo de manejo de inventarios en un 75%, además de mantener una información exacta y oportuna.
- Información confiable para efectos de control.
- Se obtienen reportes de valoración de activos, montos de depreciación, lugar de ubicación y cualquier otro informe requerido.
- Almacenamiento de la información en una terminal portátil.
- Los movimientos de los activos pueden registrarse de manera ágil y sin intervención de documentos.
- Reducción de auditorías manuales.
- Reducción de tiempo al efectuar inventarios.
Aplicaciones Comunes para Control de Activos
- • Control de activos fijos en instituciones bancarias y financieras.
• Control de bibliotecas.
• Control de herramientas y talleres de mantenimiento.
• Control de activos en sitios remotos e instalaciones temporales.
• Control y mantenimiento de maquinaria.
• Control de flotillas de transporte.
• Control de mobiliario y equipo.
Componentes Básicos para un Sistema que Utiliza Código de Barras
Etiquetas
El tamaño, diseño y adhesivo de la etiqueta deben ser considerados según el tipo de artículo a identificar de manera que garantice que el tiempo de vida de la etiqueta sea igual o mayor al tiempo de vida del artículo que se va a codificar.
Terminales Portátiles
Deben de equiparse con todas las características necesarias para permitir una captura de datos adecuada tanto en la toma del inventario inicial, como de las auditorias futuras.
Software
Para lograr todos los beneficios que brinda la tecnología de codificación de barras es importante el diseño adecuado del software del terminal portátil, así como el sistema del computador central.
Procedimientos operativos
Los procedimientos de manejo de control de activos deben de rediseñarse para que se adapten al uso de las nuevas herramientas. Los procedimientos a utilizar deben ser flexibles para que se puedan adaptar a cambios o necesidades futuras. De un buen rediseño de los procedimientos operativos depende el éxito o fracaso del sistema.
Por último está el involucrar en el proceso a todas las personas que directa o indirectamente se vean afectadas por el sistema. Para que el rediseño funcione, también es necesario tomar en cuenta las necesidades y requerimientos de los usuarios, para que el sistema sea efectivo y ágil.
Simbologías más Comunes en la Implementación de Código de Barras en Activos
La simbología a utilizar debe adecuarse al número de caracteres, tamaño de la etiqueta, proceso de impresión que se va a utilizar y tipo de tecnología de lectura a usar (pistola, láser, CCD, lápiz).
La combinación de esta tecnología garantiza la rapidez y seguridad de las lecturas a la que se verá expuesto el activo durante su tiempo de vida útil. El código de barras debe basarse además en un estándar que permita la fácil identificación del bien y la factibilidad de utilización de este, en otras organizaciones. Esto posibilita el intercambio de información.
CODIGO 39
Es el código más popular en la industria, permite utilizar caracteres numéricos y alfanuméricos, pero presenta el inconveniente de ser el que permite menos caracteres por pulgada de código.
CODIGO 128
Este es un código alfanumérico que permite representar mayor cantidad de caracteres, que el código 39 a una mayor densidad.
CODIGO 2 DE 5
Es un código únicamente numérico que permite mayor densidad que los anteriores y está limitado a cantidades pares de dígitos.
CODIGO 49
Código apilado de 2 dimensiones que permite una alta densidad de caracteres alfanuméricos.
Fases para la Implementación de Códigos en Activos
- Determinación del tipo de activos que se quiere identificar.
- Determinar el o los materiales a utilizar en la etiqueta de identificación, tales como: substrato, adhesivo, protección que deba tener, etc.
- Determinar la información a incluir en las etiquetas, usualmente se utiliza un número correlativo.
- Determinar la simbología a utilizar en base al tamaño e información contenida en el código.
Una vez complementadas las fases anteriores se procede a la fabricación de las etiquetas y la colocación en los respectivos activos