Codigo de Barras en el Sector Financiero
Durante los últimos años el sector financiero en Guatemala ha experimentado grandes cambios debido a la libre competencia y al crecimiento económico que presenta nuestro país. Alianzas estratégicas, unión de capitales y fusiones de instituciones han sido la solución para subsistir dentro del mercado. Debido a estos fenómenos las entidades financieras han creado nuevos servicios: aseguradoras, afianzadoras, casa de bolsa, etc.
Las instituciones bancarias y financieras deben estar preparadas con modernas tecnologías y sistemas computarizados que le permitan ser cada día más eficientes para satisfacer las crecientes demandas y necesidades del mercado. El crecimiento del sector financiero ha obligado también a crear nuevos productos y servicios que brinden mejores ventajas a sus clientes.
Funciones del Sector Financiero
- Cambiarias.
- Crediticias.
- Tributarias.
- Custodia de valores.
El sector financiero se ve cada día más involucrado en operaciones con diversos sectores económicos, lo que nos lleva a pensar que el volumen de información manejado por estas entidades va en aumento. El manejo de estos volúmenes de información es el área principal en la que se mueve la operación del sistema financiero y por lo tanto es aquí donde se presenta la oportunidad de brindar un servicio que proporcione satisfacción al cliente. Las tecnologías de identificación a través del sistema de código de barras GS1, facilitan la captura y administración de la información. La tecnología de código de barras es una herramienta multisectorial que permite que todas las partes que intervienen en la cadena de abastecimiento hablen el mismo lenguaje (Industria, comercio, sector financiero, sector salud, etc.), lo cual estandariza la información y permite reducción de costos que causa la identificación de estos sistemas en forma individual.
El código de barras es básicamente la identificación en una simbología de espacios claros y obscuros de la referencia única que identifica a un documento, bien o servicio y que es factible de ser leído por medio de un aparato de captura óptica de información (escáner).
El código de barras es utilizado alrededor del mundo como un estándar de identificación, en los distintos sectores de negocios, (comercio, industria, sector salud, sector textil, etc.), el cual ha sido utilizado como una herramienta valiosa para la captura de información e ingreso de datos a un computador evitando la redigitación de información.
Documentos que son Factibles de ser Codificados
- Facturas.
- Recibos.
- Recibos de consumo.
- Comprobantes de pago.
- Tarjetas de crédito.
- Tarjetas de débito, etc.
¿Cuál estándar de Código de Barras utilizar?
Existen diferentes simbologías de código de barras utilizadas como lenguaje universal alrededor del mundo, pero sólo una de ellas tiene carácter multisectorial y es utilizada en diferentes necesidades de identificación, este estándar es el denominado GS-128. El sistema permite identificar la información contenida en un documento por medio de identificadores de aplicación los cuales han sido previamente definidos y estructurados para satisfacer las necesidades de información de los documentos y entidades financieras.
¿Que es un identificador de Aplicación (IA)?
Es un formato de datos compuesto por dos, tres o cuatro dígitos que le indican al computador el tipo de información que va a continuación del mismo.
¿Qué significan los Identificadores de Aplicación?
IA (415) Número de Localización GS1 de quien factura:
Identifica a la parte facturadora o emisora del documento, en este caso GS1 Guatemala asigna un código de localización a la empresa prestadora del servicio el cual será Estándar y puede ser capturado en cualquier punto intermediario para la recepción del pago del servicio.
IA (8020) Número de Referencia del recibo o factura:
En este Identificador de Aplicación se coloca el número correlativo del documento. Este puede ser representado por letras y números ya que el Identificador de Aplicación es alfanumérico y tiene una longitud máxima de 25 caracteres.
IA (390n) Cantidad de Moneda Local:
En este Identificador de Aplicación se coloca el monto del pago de la factura en moneda local (Quetzales). Su longitud puede ser hasta de 15 caracteres numéricos. El Identificador está compuesto por el Número 390 que indica la cantidad a pagar y la n final nos indica los decimales representados. La cantidad ejemplificada es de Q155.50.
IA (12) Fecha Límite de Pago:
En este Identificador de Aplicación se indica la fecha límite en la cual el pago podrá ser realizado sin ningún recargo o mora adicional. Lo cual tendrá que ser indicado en el sistema de las cajas receptoras. El formato es Año, mes y día.
Aplicaciones del Código de Barras en el Sector Financiero
- Identificación de documentos.
- Identificación de títulos de valor.
- Identificación de montos, valor, registro, referencia, dentro del documento.
- Identificación de activos fijos.
- Control de personal.
- Controles de acceso a áreas restringidas, etc.
La lectura de códigos de barras permite mayor velocidad en comparación con la digitación en un teclado y evita los errores que son muy normales en la digitación de datos en el ingreso de información a un computador. Por lo cual un escáner de lectura automática de información facilita el ingreso de datos al computador.
Beneficios de Identificar los Documentos Financieros con Código de Barras
Para el Cliente
Facilidad de pagos: el cliente tendrá más puntos para el pago de facturas, recibos, tarjetas de crédito, notas de crédito de débito etc.
Para la Institución Financiera Emisora
Identificación de los documentos emitidos (Títulos de valor, pólizas, facturas, recibos etc.) por medio de un estándar universal de código de barras. Tendrá la oportunidad de usar la tecnología de código de barras para la lectura de la información de los documentos. Disminución de tiempo al evitar la redigitación de información repetitiva a un computador. Incremento de la productividad al disponer de la información en todas las áreas que conforman el ciclo de la vida del documento financiero.
Para la Institución Financiera Receptora:
La oportunidad de utilizar la tecnología de lectura por medio de código de barras en las cajas registradoras de los pagos efectuados, los cuales serán efectuados en forma rápida y con precisión. Agilidad en la respuesta al cliente, aumentando la exactitud en las transacciones y eliminando el ingreso de información manual al computador.
Características Especiales de los Documentos a Identificar
Los documentos a utilizarse deberán responder en su diseño y contenido a las necesidades de captura de información, para que faciliten el ingreso de datos al computador.
Formato de los documentos
La ubicación de los símbolos y códigos de barras se colocará en forma tal que no invada los espacios reservados para la información humanamente legible como número de cuenta, consumo, datos generales del usuario, etc. Los documentos generalmente son utilizados como medio y comprobante de pago, por lo cual el recibo, factura o documento está compuesto de dos partes, una para el cliente y una para la entidad receptora del pago. Por lo cual el código deberá de ir colocado en las dos partes que conformen el documento.
Tipo de papel a utilizar
Para garantizar la correcta impresión del símbolo de barras en el material a utilizar se recomienda que este tenga un grosor mínimo de 75 grs., además es muy importante considerar la textura, que de ello dependerá que el código tenga una impresión correcta y de buena calidad y sea legible por el escáner decodificador sin ninguna dificultad.
Símbolo
El símbolo debe ser impreso utilizando la simbología Estándar GS1-128, el cual permite representar información variable bajo un formato estándar de datos. El manual de esta simbología podrá ser proporcionado por GS1 Guatemala.
Dimensiones del símbolo
El espacio que utiliza la simbología de código de barras es la siguiente:
- Altura: la altura del símbolo es su tamaño nominal es de 31.8mm y nunca deber ser inferior a 20mm.
- Longitud: teniendo una magnificación de 0.25, el símbolo ocupara 77 mm. Incluyendo las zonas de silencio izquierda y derecha necesarias para indicarle al escáner que inicia y finaliza la interpretación de la simbología de barras.
Sugerencia para el contraste de color
Se recomienda que las barras del símbolo de código de barras sean impresas en color negro sobre un fondo blanco. Si usted necesita utilizar una combinación de colores diferente consulte a EAN-Guatemala.
Equipos de Lectura
Se recomienda que las entidades recaudadoras de efectivo utilicen la siguiente tecnología.
- Lectores manuales de láser Diodo.
- Lector manual CCD.
GS1 Guatemala, cuenta con un directorio de las empresas afiliadas las cuales proporcionan soluciones para captura en impresión de código de barras en los documentos financieros.