Administracion de Personal
El recurso humano de una organización, independientemente de los fines que persiga, es el elemento más importante que esta posee y de ahí la gran importancia de establecer un adecuado programa de administración de tales recursos.
Dentro de este proceso figuran los sistemas de control y seguimiento del recurso humano, los cuales aseguran que los parámetros establecidos para desarrollar las diversas actividades sean cumplidos.
Contar con la información que generan estos sistemas de control es vital para la gerencia; uno de los problemas más importantes radica en contar con esta información a tiempo, con el menor costo y con la mayor exactitud, estos a la vez, permitirán tomar las decisiones más acertadas en materia de control del elemento humano.
Los problemas que enfrenta la gerencia moderna pueden tener una adecuada solución, gracias a la existencia de la tecnología en la captura y procesamiento de información con la rapidez, exactitud y el costo más adecuado que toda empresa necesita.
Los antiguos sistemas de marcar tarjetas, anotaciones manuales en libros de asistencia, etc., han quedado entre los procedimientos de control administrativo que no generan valor para la compañía.
Mantener una base de datos útil para la empresa, requiere de una serie de pasos y procesos que logren una sistematización y tecnificación que reduzcan los costos y aumenten la productividad.
Existen herramientas que incrementan la productividad de las actividades, por ejemplo:
- El código de barras y
- El intercambio electrónico de documentos "EDI".
El código de barras es utilizado en muchas empresas a nivel mundial para el ingreso automático de datos a un computador o base de datos, debido a que disminuye la probabilidad de error al eliminar el ingreso de información a través de procesos manuales.
Las Aplicaciones del Código de Barras en las Empresas se han Generalizado debido a:
- Sencillez de la implementación.
- Bajo costo.
- Compatibilidad con los sistemas de información.
- Eficiencia demostrada en la industria detallista.
Las empresas necesitan tener una fuente de datos de su personal que le permita hacer efectiva la administración del mismo. El código de barras le permite mantener una base de datos en forma individual y efectiva por cada trabajador; permite almacenar información para distintos propósitos cómo por ejemplo elaboración de nóminas, control de horarios de ingreso, control de producción por operario, etc., todos estos datos alimentan al sistema o computador cada vez que se realice una captura de información a través de un escáner, y permite hacer consultas en cualquier momento que se requiera.
Beneficios que Recibe la Empresa
- Mejor control de horarios de entrada y salida de personal.
- Reducción de labores al realizar emisión de pago en forma automática.
- Utilización de la tecnología de barras para aplicaciones internas.
- Reducción de costos y tiempo.
- Simplificación de tareas.
¿Qué se Necesita para Implementar un Sistema de Administración de Personal con Código de Barras?
Simbología de Código de Barras
La simbología de código de barras sirve para identificar a cada trabajador con un número único, el cual es utilizado como una clave o llave por medio de la cual se lleva un control en forma individual por cada trabajador. Este número o clave puede ser un número ya existente, con el que se identifica cada persona, por ejemplo: el número de cédula o bien, el número de operario asignado en forma interna por cada empresa.
Muchas veces las empresas necesitan no solo identificar a cada trabajador con un número, sino que además necesitan colocar una identificación especial que le permita saber el área o departamento de trabajo dentro de la empresa a la cual pertenece cada trabajador; para esto existen varias simbologías que permiten la colocación de información para distintos propósitos en un mismo espacio horizontal y en un mismo código.
Simbologías a utilizar:
Código 128: El código 128 es una herramienta alfanumérica, que permite representar información variable en un formato horizontal y en un mínimo de espacio. Se adapta a las aplicaciones internas de la empresa como la identificación de personal, permite colocar información fija y variable factible de colocar en barras, por ejemplo:
- Clave del trabajador.
- Area de trabajo.
- Fecha de ingreso a la empresa.
- Dígitos de control.
La simbología 128 permite la colocación de dígitos de control, los cuales no están humanamente legibles, y sirven como medio de seguridad, para evitar que la información colocada dentro de un código sea usada en forma errónea o inadecuada, y es asignado únicamente por el empresario, esto le permite evitar fraudes al sistema.
Código 39: Este código se adapta a las aplicaciones internas de las empresas, con mayor facilidad que otras simbologías de barras, pero presenta el inconveniente de necesitar mayor espacio de impresión que la simbología 128. El código 39 es muy útil para ¡mpresiones en materiales plásticos ya que por su densidad permite una impresión firme dentro del mismo.
Tarjeta de Identificación
Una tarjeta de identificación o gafete, es de material resistente, que permite la colocación de información humanamente legible, así como información en simbología de barras, ya que esta será la herramienta a través de la cual se ingresará la información en forma automática al computador o base de datos.
Lector de Código de Barras
El lector de código de barras es un dispositivo que emite un rayo láser o infrarrojo, por medio del cual se decodifica la información y se ingresa a un computador en forma automática.
Cada vez que se realiza la lectura de un código de barras, este estará alimentando el campo o base de datos a la que la llave o clave de acceso se refiere en el momento de ser capturada. Esto permite estar generando una información en el momento que esta se requiere. En la actualidad existen una gran variedad de lectores de códigos de barras en el mercado, los cuales serán elegidos según las características o requerimientos de cada empresa.
Terminales de Almacenamiento de Datos
Estas terminales deben conectarse a los dispositivos de lectura, que estarán ubicados en puntos estratégicos, deben ser flexibles para que permitan conectarse a cualquier dispositivo. Almacenarán y procesarán toda la información recibida, para que esta sea consultada y utilizada en cualquier momento.
Medios de Transmisión de Información
Para transmitir la información de una manera adecuada a las terminales de recepción de la información, es necesario que se instale un cableado o un sistema de Radio Frecuencia, que permita la transmisión de la información en forma completa y segura, considerando para esto los distintos ambientes de las instalaciones de las plantas o industrias fabriles, en las que se realizará la lectura de código de barras para fines de administración de personal.